Bpower2

Elektroniczny obieg dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów

Obecna sytuacja związana z pandemią wymusiła na firmach z wielu branż zmianę sposobu pracy. Koniecznością stała się praca zdalna albo dzielenie zespołu na mniejsze grupy. Dla nieprzygotowanych przedsiębiorstw stało się to sporym wyzwaniem. Jak udostępnić te same dokumenty wszystkim pracownikom, gdy część z nich pracuje w biurze, a część zdalnie? Co zrobić, żeby wszyscy mieli dostęp do niezbędnej dokumentacji? Rozwiązaniem jest oczywiście elektroniczny obieg dokumentów.

Zdawać by się mogło, że w XXI wieku niewiele podmiotów gromadzi je w formie papierowych stosów, które można łatwo zgubić lub zniszczyć i które wymagają sporo miejsca na ich archiwizację. Okazuje się jednak, że wiele firm nadal działa w ten sposób – wynika to nie tylko z „tradycji” i przyzwyczajenia, ale także ze strachu przed nowościami, brakiem wiedzy na temat nowoczesnych technologii oraz niechęcią do inwestowania w narzędzia IT.

W Polsce zaobserwować można spore dysproporcje w cyfryzacji przedsiębiorstw. Duże podmioty są na zaawansowanym etapie, tymczasem te z sektora MŚP nie stosują nawet systemów ERP. W 2019 roku w przygotowanym przez Komisję Europejską The Digital Economy and Society Index, który ocenia wdrożenia rozwiązań cyfrowych w państwach członkowskich, Polska zajęła trzecie miejsce od końca – wygrywając jedynie z Rumunią i Bułgarią.

Z kolei z badania „Cyfryzacja dużych firm i korporacji” wykonanego w tym samym roku przez instytut badawczy ICAN Research oraz Orange aż 83% dużych organizacji wysoko oceniło swój poziom cyfryzacji. Wskazuje to na znaczne obniżanie wyników Polski przez mniejsze przedsiębiorstwa – głównie te z sektora MŚP. Trend ten powinien jak najszybciej się zmienić – nie można zapominać, że to małe podmioty są siłą napędową gospodarki.

Z Digital Transformation Index 2019 wynika, że tylko jedna czwarta polskich firm (24%) wprowadza nowe rozwiązania i posiada strategię dokonania cyfrowej transformacji, 37% ostrożnie i stopniowo planuje zmiany, a 34% ogranicza takie inwestycje lub w ogóle nie ma żadnych planów cyfryzacji biznesu. Blisko połowa (47,1%) przedsiębiorstw uznała, że wszystko zależy tak naprawdę od strony ekonomicznej przedsięwzięcia. Firmy boją się wysokich kosztów takich rozwiązań, bo nie mają na nie dostatecznych środków. Jak rozwiązać ten problem i usprawnić funkcjonowanie MŚP bez nadwyrężania ich budżetu?

Odpowiedzią na wszelkie obawy są rozwiązania modułowe. Taka forma pozwala na dowolne rozbudowywanie systemu w zależności od aktualnych potrzeb i możliwości przedsiębiorstwa. Dzięki temu każdy przedsiębiorca może cieszyć się usprawnieniami od razu i wprowadzać kolejne, kiedy tylko zechce. Jednym z takich modułów może być elektroniczny obieg dokumentów (księgowych, kadrowych, różnego rodzaju umów). To rozwiązanie, które nie tylko pozwala na ich uporządkowanie, ale także na podniesienie wydajności przedsiębiorstwa – również w firmach, w których dominuje praca zdalna. Wszyscy pracownicy mogą mieć dostęp do niezbędnych dokumentów z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie. Dzięki temu bez problemu wywiązują się ze swoich obowiązków i nie muszą tracić czasu na poszukiwania potrzebnych im materiałów.

Multiplaner – aplikacja Bpower2 – umożliwia korzystanie z takich funkcjonalności. Elektroniczny obieg dokumentów wdrażany jest sprawnie – jego adaptacja nie zaburza funkcjonowania firmy, dzięki czemu możliwe jest nieprzerwane zarządzanie procesami w przedsiębiorstwie. Przedsiębiorca, który wybierze takie rozwiązanie, nie musi od razu decydować się na zakup innych modułów, co jest szczególnie ważne podczas planowania budżetu. Dzięki Bpower2 elektroniczny obieg dokumentów jest teraz na wyciągnięcie ręki – także dla MŚP.

Źródła: https://antyweb.pl/polskie-przedsiebiorstwa-na-nierownym-poziomie-cyfryzacji/

Śledź nas na

5 1 vote
Article Rating
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments