Powered Business

Circulación paralela de papel y documentos electrónicos en la compañía - ¿que es y cómo aplicarlo en práctica?

Los empresarios modernos pueden creer que en la era de Internet todos los asuntos corporativos pueden llevarse a cabo por medios electrónicos. Esto es básicamente cierto, pero no del todo, porque algunos documentos importantes requieren una firma manuscrita y, al mismo tiempo en el sistema informático de la empresa deben encontrarse sus equivalentes electrónicos. ¿Trabajo doble? ¡No necesariamente!

 

dokumenty

En un viaje de negocios

Cuando va a un lugar distante para conferencias de negocios u otras reuniones, la mayoría de los comerciantes se lleva consigo el así llamado papeleo. En la oficina a menudo no hay tiempo para dedicarse a ello, y los viajes de negocios son un tiempo que no debe ser desperdiciado. Después de firmar todos los documentos relevantes, ¿está satisfecho el presidente o el propietario de sí mismo, más o menos a medias? ¿Por qué? En primer lugar, porque ya al volver a la oficina, todos estos recibos se deben introducir en el sistema, o sea, que realmente el trabajo todavía no se ha hecho y que cuelga sobre su cabeza. ¿Pero tiene que ser así? ¡No!

¡Soluciona el asunto de una vez por todas!

Imaginemos que, como empresarios destacados, hemos sido dotados de una varita mágica con la que los documentos firmados por nosotros se ubican mágicamente en el sistema informático de nuestra empresa. Ya no tenemos que volver a ellos. Sería fantástico, ¿verdad? Pero no hay varitas mágicas, y la magia existe sólo en los cuentos de hadas. De hecho, hasta ahora nadie se ha inventado este tipo de hechizos, pero el grupo de la empresa Red Cloud Soft ha creado un sistema informático que integra la documentación en papel con su versión electrónica. Basado en el software Bpower2, sobre el cual se puede leer más aquí, los ingenieros construyeron una plataforma en la cual graicas a códigos de barras y escaner, los documentos, firmados manualmente, son aprobados directamente en el sistema. Estos pasos se suceden uno tras otro, casi paralelamente, toma sólo unos segundos y permite al propietario de la empresa o a otro usuario asegurarse de que el asunto llevó hasta el final - sea la versión física que la electrónica.

Un pequeño asunto, un gran problema

El escáner utilizado para aprobar manualmente los documentos firmados en el sistema Bpower2 es un dispositivo pequeño, ligero, conectado directamente a la plataforma informática. Usted puede colocarlo en el dedo o sostenerlo en la palma de la mano. Mediante el escaneo con el escaner de los códigos de barras en documentos concretos, no sólo estamos seguros de que nuestra firma de la versión en papel ha sido confirmada en la versión electrónica, sino que también, en cualquier momento, comprobamos, por ejemplo., cuando sucedió esto exactamente. El escaneo de documentos ahorra tiempo y priva de la innecesaria fatiga asociada a la necesidad de introducir documentos en el sistema. Usar el escáner es infantilmente sencillo, y el propio dispositivo no es muy caro ni exigente en su mantenimiento. 

e-max.it: your social media marketing partner