Powered Business

Równoległy obieg dokumentów papierowych i elektronicznych w firmie – co to jest i jak stosować to w praktyce?

Nowoczesnym przedsiębiorcom może się wydawać, że w dobie Internetu wszystkie firmowe sprawy można przeprowadzić, korzystając z drogi elektronicznej. Jest to w zasadzie prawda, ale nie do końca, ponieważ niektóre istotne dokumenty wymagają odręcznego podpisu i jednocześnie w systemie informatycznym firmy powinny się znaleźć ich elektroniczne odpowiedniki. Podwójna praca? Niekoniecznie!

 

dokumenty

W podróży służbowej

Udając się w odległe miejsca na służbowe konferencje czy inne spotkania większość przedsiębiorców zabiera ze sobą tak zwaną papierkową robotę. W biurze często nie ma czasu, aby się tym zająć, a służbowa podróż to czas, którego nie należy marnować. Po podpisaniu wszystkich istotnych dokumentów prezes czy właściciel jest z siebie zadowolony mniej więcej w połowie? Dlaczego? Przede wszystkim dlatego, że i tak po powrocie do biura wszystkie te kwity trzeba będzie wprowadzić do systemu, czyli tak naprawdę praca wciąż nie została wykonana i wisi nad głową. Ale czy tak musi być? Otóż nie.

Załatw sprawę raz, a dobrze!

Wyobraźmy sobie, że jako szczególnie wyróżniający się przedsiębiorcy, zostaliśmy wyposażeni w czarodziejską różdżkę, za pomocą której podpisane przez nas dokumenty w magiczny sposób same umieszczają się systemie informatycznym naszej firmy. My już nie musimy do nich wracać. Byłoby fantastycznie, prawda? Ale przecież czarodziejskich różdżek nie ma, a i magia uaktywnia się tylko w bajkach. Faktycznie, nikt jeszcze nie wynalazł takich czarów, za to zespół firmy Red Cloud Soft stworzył system informatyczny, który integruje dokumentację papierową z jej wersją elektroniczną. Bazując na oprogramowaniu Bpower2, o którym więcej można przeczytać tutaj, inżynierowie zbudowali platformę, w której za pomocą kodów kreskowych i skanera podpisane ręcznie dokumenty od razu zatwierdza się w systemie. Czynności te następują jedna po drugiej, niemal równolegle, zajmują zaledwie kilka sekund i pozwalają właścicielowi firmy lub innemu użytkownikowi mieć pewność, że sprawę doprowadził do końca – tak w wersji fizycznej, jak i elektronicznej.

Mała rzecz, wielka sprawa

Skaner służący do zatwierdzania podpisanych ręcznie dokumentów w systemie Bpower2 to niewielkie, lekkie urządzenie, które jest bezpośrednio połączone z platformą informatyczną. Można je nałożyć na palec lub trzymać w dłoni. Skanując nim kody kreskowe umieszczone na poszczególnych dokumentach, nie tylko mamy pewność, że nasz podpis złożony na wersji papierowej został potwierdzony na wersji elektronicznej, ale także w każdym momencie możemy sprawdzić np., kiedy dokładnie to nastąpiło. Zeskanowanie dokumentu oszczędza nasz czas i pozbawia zbędnej fatygi związanej z koniecznością wprowadzenia dokumentów do systemu. Korzystanie ze skanera jest dziecinnie proste, a samo urządzenie nie jest zbyt drogie i wymagające w utrzymaniu. 

e-max.it: your social media marketing partner