Równoległy obieg dokumentów papierowych i elektronicznych w firmie – co to jest i jak stosować to w praktyce?
Równoległy obieg dokumentów papierowych i elektronicznych w firmie.
Nowoczesnym przedsiębiorcom może się wydawać, że w dobie Internetu wszystkie firmowe sprawy można załatwić drogą elektroniczną. Niestety nie jest to do końca prawdą, ponieważ niektóre istotne dokumenty, oprócz podpisu w systemie informatycznym firmy, wymagają również podpisu odręcznego.
Podwójna praca? Niekoniecznie!
W podróży służbowej
Udając się w odległe miejsca na służbowe konferencje czy inne spotkania większość przedsiębiorców zabiera ze sobą tak zwaną papierkową robotę. W biurze często nie ma czasu, aby się tym zająć, a służbowa podróż to czas, którego nie należy marnować. Po podpisaniu wszystkich istotnych dokumentów prezes czy właściciel jest z siebie zadowolony mniej więcej w połowie. Dlaczego? Przede wszystkim dlatego, że i tak po powrocie do biura wszystkie te kwity trzeba będzie wprowadzić do systemu. Tak naprawdę praca wciąż nie została wykonana i wisi nad głową.
Ale czy tak musi być? Otóż nie.
Załatw sprawę raz, a dobrze!
Wyobraźmy sobie, że jako wyróżniający się przedsiębiorcy zostaliśmy wyposażeni w czarodziejską różdżkę. Dzięki niej podpisane przez nas dokumenty w magiczny sposób same umieszczają się systemie informatycznym naszej firmy. Wszystko po to, aby zachować równoległy obieg dokumentów papierowych i elektronicznych w firmie.
Byłoby fantastycznie, prawda? Ale przecież czarodziejskich różdżek nie ma, a i magia uaktywnia się tylko w bajkach. Faktycznie, nikt jeszcze nie wynalazł takich czarów, za to nasz zespół stworzył system informatyczny, który integruje dokumentację papierową z jej wersją elektroniczną. Bazując na oprogramowaniu Bpower2, o którym więcej można przeczytać tutaj, inżynierowie zbudowali platformę, w której za pomocą kodów kreskowych i skanera podpisane ręcznie dokumenty od razu zatwierdza się w systemie. Czynności te następują jedna po drugiej, niemal równolegle, zajmują zaledwie kilka sekund i pozwalają właścicielowi firmy lub innemu użytkownikowi mieć pewność, że sprawę doprowadził do końca – tak w wersji fizycznej, jak i elektronicznej.
Mała rzecz, wielka sprawa
Skaner służący do zatwierdzania podpisanych ręcznie dokumentów w systemie Bpower2 to niewielkie, lekkie urządzenie, które jest bezpośrednio połączone z platformą informatyczną. Można je nałożyć na palec lub trzymać w dłoni. Skanując nim kody kreskowe umieszczone na poszczególnych dokumentach, nie tylko mamy pewność, że nasz podpis złożony na wersji papierowej został potwierdzony na wersji elektronicznej, ale także w każdym momencie możemy sprawdzić np., kiedy dokładnie to nastąpiło. I nagle mamy równoległy obieg dokumentów papierowych i elektronicznych w firmie.
Zeskanowanie dokumentu oszczędza nasz czas i pozbawia zbędnej fatygi związanej z koniecznością wprowadzenia dokumentów do systemu. Korzystanie ze skanera jest dziecinnie proste, a samo urządzenie nie jest drogie w utrzymaniu.
Podsumowując, jesteśmy w stanie łatwo optymalizować zarządzanie procesami w przedsiębiorstwie poprzez zapewnienie równoległego obiegu dokumentów w firmie za pomocą Bpower2.