Jak zadbać o to, co w pracowniku najlepsze dla firmy? – Istota współpracy na bazie Lean Office
Czym tak na prawdę jest firma?
To ludzie, którzy ją tworzą: ich wiedza, doświadczenie i skuteczność w podejmowaniu decyzji. Każdy pracownik stanowi cegiełkę w budowie przedsiębiorstwa. A co, jeśli wszystkie te elementy udałoby się zgromadzić w jednym miejscu i wykorzystać nawet po utracie któregoś z pracowników? Taka możliwość mogłaby otworzyć przedsiębiorstwa na błyskawiczny rozwój w jasno określonym kierunku. To właśnie jedno z głównych zamierzeń wdrożenia Lean Office opartego na systemie EIM jako „organizacyjnego mózgu”.
Postaw na komunikatywność
Podstawą sprawnego funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa jest komunikacja. Stanowi ona fundament dobrze przeprowadzonego tzw. gemba walking, podczas którego zespół kierowniczy obserwuje i reaguje na zachodzące w firmie procesy. Liderzy powinni mieć możliwość bezproblemowego informowania pracowników o swoich decyzjach, przy jednoczesnym uwzględnianiu ich opinii i włączaniu ich do procesu tworzenia firmowych standardów. W tym miejscu należy poszukać rozwiązania, które pozwoli odciążyć w tym członków zespołu i usprawnić przepływ informacji pomiędzy nimi.
Zarządzanie łatwiejsze niż myślisz
Rozpatrzmy model tradycyjnego przedsiębiorstwa – jak długo trwa realizacja projektu od momentu jego kreacji przez pracownika aż do akceptacji przez przełożonych? W wielu przypadkach czas ten przewyższa sam okres wykonywania pracy potrzebnej do jego stworzenia. Czy nie jest to niepotrzebne utrudnianie najprostszych zadań? Rozwiązanie w tym przypadku stanowi zastosowanie techniki zapamiętującej realizowane wcześniej procesy przesyłania i poddawania ocenie wykonanych prac, dzięki czemu mogą być one zatwierdzane natychmiastowo, bez zbędnych procedur i zmarnowanego czasu.
Rozwiąż problem, zanim jeszcze się pojawi!
Kolejnym ważnym zagadnieniem jest pojawiający się niespodziewanie problem. Co zrobić w sytuacji braku produktu na magazynie? Jak skutecznie przekazać informację, podjąć decyzję i wszcząć odpowiednio szybko kroki pozwalające na rozwiązanie problemu? Wiele procesów, takich jak dopasowanie najlepszego dla danego produktu zamiennika, jest możliwych do przeprowadzenia bez zaangażowania osób fizycznych, ich czasu i nerwów, ale z uwzględnieniem ich wiedzy i doświadczenia. Zastosowanie tego typu rozwiązań nakieruje przedsiębiorstwo na istotniejsze problemy niż te, które mogą zostać rozwiązane w wyjątkowo nieskomplikowany sposób. Jedyne, co jest potrzebne, to otwarcie się na nowe, zautomatyzowane metody organizacyjne.
System EIM jako „organizacyjny mózg” nie jest tylko substytutem pracownika odpowiedzialnego za kontakt w zespole. Jest to sposób komunikacji, kontrolowania wszystkich procesów oraz szybkiego reagowania na zmiany i problemy. Integruje on ze sobą pracowników i zapamiętuje sposób podejmowania przez nich decyzji w celu opracowania schematów wyborów bez niepotrzebnego angażowania ich uwagi. Kumuluje w swoich zasobach wiedzę i umiejętności pracowników, dzięki czemu firma może sprawnie zarządzać zespołem i rozwijać się każdego dnia.
Daria Erkier