Mapowanie procesów
Zarządzanie procesami przez firmowy multiplaner, czyli jak zapewnić aby Twoja firma pracowała powtarzalnie.
Jakie znaczenie dla przedsiębiorcy ma powtarzalność procesów?
Z pewnością tworzenie map procesów w samej idei jest pojęciem znanym każdemu przedsiębiorcy. Przez doradców ds. zarządzania i rozwoju działania objęte tą metodą zalecane są w kontekście osiągnięcia ogólnej poprawy produktywności przedsiębiorstwa. Mało kto zdaje sobie sprawę iż jest to związane z mapowaniem procesów po to by osiągnąć powtarzalność wykonywanych operacji.
Wśród wymienianych przez firmy powodów, które skłoniły je do stworzenia mapy procesów, wyróżnia się:
- wciąż rosnące koszty obsługi pomimo właściwego funkcjonowania wewnętrznego;
- brak spójności w kanałach kontaktu w zespole (poczta e mail, wewnętrzne czaty, wiadomości przekazywane drogą telefoniczną/elektroniczną);
- duża ilość reklamacji i zwrotów;
- wzrost rotacji pracowników w firmie;
- stosowanie przestarzałych procedur, które są niechętnie podejmowane przez pracowników;
- brak pełnego obrazu sposobów podniesienia jakości i efektywności w zespole;
- rozbieżne zasady funkcjonowania w różnych działach.
- Firmowy multiplaner pomaga w mapowaniu procesów jest jako element umożliwiający szczegółowe rozpoznanie zasad i systemu funkcjonowania danego procesu przy nastawieniu na dalszy intensywny rozwój organizacji, obejmujący system zarządzania, przeprowadzenia analiz procesu lub wprowadzenia do produkcji nowych wyrobów.
Jak przeprowadzić ten proces w firmowym procesowym multiplanerze?
Działania podejmowane w ramach mapowania procesów (związane z osiągnięciem optymalizacji pracy organizacji, przebiegu procesu i wszystkich czynności przekładających się na poprawę jakości w odbiorze klienta) należy permanentnie wdrożyć pomiędzy dane procesy zachodzące w firmie, w tym w te związane z gospodarowaniem zasobami i zarządzaniem organizacją.
Na tym polega istota podejścia procesowego firmowego multiplanera – jednej z głównych zasad zarządzania jakością. Podejście procesowe w bpower2 – procesowym multiplanerze w tym kontekście nakierowane jest na tworzenie procesów w organizacji i takie ich kształtowanie, aby osiągnąć maksymalizację ich efektywności i skuteczności oraz produktowności.
Konkretne składowe realizacji mapowania zależą od konkretnego przypadku, w tym od charakterystyki firmy, branży jej działania, liczby zatrudnianych osób i wielu innych. Wyboru jednak należy dokonać spośród zaprezentowanych poniżej propozycji:
- przeprowadzenie warsztatów z pracownikami w zakresie wykonywanych czynności;
- identyfikacja realizowanych w firmie procesów;
- opracowanie map wszystkich czynności wraz z wykazem angażowanych w nie zasobów i czasu;
- weryfikacja istniejącej dokumentacji procesów;
- analiza SWOT dla określonych wariantów zmian;
- poszukiwanie sposobów uzyskania spójności mapy procesów z procedurami ISO;
- opracowanie instrukcji dla tworzonych w firmie stanowisk;
- równoległy pomiar procesów zachodzących w różnych wymiarach działalności;
- opracowanie raportu końcowego zawierającego przede wszystkim: podsumowanie projektu, opis procesów oraz zalecenia optymalizacji w przebiegu procesów to be.
Analiza procesów głównych w firmie produkcyjnej zawiera następujące mapy procesów :
- proces nabywania wartości i informacji,
- procesy projektowania,
- procesy wytwarzania i produkcji,
- procesy sprzedaży.
Procesy zarządcze opisane są na takich głównych mapach procesów to m. in.:
- planowanie,
- zarządzanie personelem,
- przegląd systemu,
- audyty wewnętrzne.
Procesy pomocnicze związane są natomiast na następujących mapach procesów z:
- utrzymaniem ruchu,
- transportem wewnętrznym,
- nadzorem nad sprzętem kontrolno-pomiarowym,
- nadzorem nad obiegiem danych.
Mapowanie procesów poprzez firmowy multiplaner w zakresie danych obszarów opisuje działania nakierowane na zdefiniowanie:
- początku i końca procesu;
- struktury procesu;
- celów organizacji do osiągnięcia w wyniku przeprowadzenia mapy procesów;
- spisu narzędzi pomiaru i oceny;
- wpływu procesu na wynik całości pracy organizacji;
- dokumentacji procesu i jego przebiegu
- nadzoru nad procesem poprzez firmowy multiplaner
- przewodnikiem dla pracowników.
Mapa procesów tworzona jest w wyniku przeprowadzonej analizy procesów, dzięki której powstaje mapy procesów.
Diagramy te opisują dane czynności realizowane wewnątrz firmy, informacje w zakresie wejścia/wyjścia procesu oraz wykaz pracowników odpowiedzialnych za proces.
W trakcie mapowania dużą role ogrywa proces zarządzania biznesem w danym przedsiębiorstwie. Tym samym istotne jest, aby tworzona mapa była przygotowana indywidualnie dla danej firmy i dopasowana do jej konkretnych potrzeb, a nie powielała jedynie ogólne schematy.
Co powinna zawierać mapa procesów?
Wynik mapowania procesów powinna stanowić dokumentacja opisująca wyróżnione procesy, która zawiera takie elementy jak:
- identyfikacja procesów,
- opis procesów,
- identyfikacja podprocesów,
- czynności podejmowane w procesach (sekwencje działań wykonywane wewnątrz procesu, system klasyfikowania zadań),
- opis powiązań pomiędzy procesami.
Mapę procesu powinno się realizować także przy użyciu narzędzi graficznych. Jest to sposób na łatwiejsze zobrazowanie danych elementów oraz ich intuicyjną weryfikację. Szczególnie użyteczne w tym zakresie są wszelkiego rodzaju schematy, wykresy czy diagramy procesowe. Wykorzystywane szablony powinny być jednak rozszerzone o indywidualną charakterystykę firmy.
Jakie korzyści niesie ze sobą mapowanie procesów?
Odpowiednio przeprowadzone mapowanie procesów biznesowych umożliwia zobrazowanie sposobu, w jaki funkcjonuje firma. Szeroko pojęte mapowanie procesu ma swoje zastosowanie niezależnie od przyjętego modelu biznesowego, tworzonych wartości czy rodzaju klientów.
Poprzez wykorzystanie narzędzia mapowania umożliwione jest wypracowanie systemu zarządzania mającego na celu:
- identyfikację elementów wymagających usprawnienia;
- zdiagnozowanie możliwości lepszego wykorzystania potencjału pracowniczego;
- opracowanie systemu wspólnej odpowiedzialności;
- znalezienie elementów odpowiedzialnych za obniżanie jakości i efektywności osiąganej w zespole;
- skrócenie czasu wykonywania poszczególnych procesów zachodzących w organizacji.
Realizacja mapowania procesów może wynikać z wielu powodów. Jednakże wśród kluczowych zalet tworzenia mapy procesu, wymienia się przede wszystkim:
- Optymalizacja kosztów – mapowanie procesów ułatwia identyfikację obszarów pochłaniających zbyt wysokie zasoby finansowe, a także sposobów ich optymalizacji.
- Wzrost efektywności – opisywane jest to poprzez wykreowanie zdolności obsługi większej liczby zadań przez zespół zarządzanych osób przy użyciu posiadanych zasobów. W tym zakresie mapa procesu umożliwia identyfikację miejsc o niskiej efektywności.
- Troska o zasady RODO – zidentyfikowanie miejsc przetwarzania danych osobowych i gromadzenia informacji poufnych należy do działań nakierowanych na zapewnienie klienta o zagwarantowaniu przez firmę pełnego bezpieczeństwa stron biorących udział w procesie, jak i realizacji zleceń, co powinno być nadrzędnym priorytetem firmy.
- Uporządkowanie sposobu działania – mapowanie procesu związane jest z poszukiwaniem wąskich gardeł w funkcjonowaniu firmy oraz wskazywaniem szeregu operacji przeciwdziałania im.
- Ujednolicenie funkcjonowania firmy – działanie tworzenia mapy procesu zarządzania strukturą organizacyjną opisuje diagram przedstawiający przekształcenia firmy, wykaz stanowisk, zachowaną hierarchię oraz proces realizacji poszczególnych zadań i projektów. Mapowanie procesu pozwala wychwycić rozbieżności w działaniu firmy w tych zakresach.
- Skalowanie firmy – mapa procesów pozwala zwizualizować, w jaki sposób firma ma obsługiwać swoje procesy wraz z postępującym rozwojem działalności.
- Doskonalenie jakości – wskazuje to na czas poświęcany na realizację danych czynności oraz udział w procesie tworzenia jakości poszczególnych jednostek. Poprzez mapę procesu możliwe jest opracowanie dobrych praktyk idących w parze z optymalizacją czasu i osiągnięciem jakości, która stanowi największą wartość w odbiorze klienta.
- Wdrożenie nowych lub usprawnienie obecnych systemów informatycznych – w tym zakresie mapowanie pozwoli na uzyskanie informacji, w jaki sposób rozwiązania informatyczne mogą uzupełnić dany proces.
W uogólnieniu więc, właściwie sporządzona mapa procesów pozwala zbudować w firmie świadomość istnienia danego procesu, poszczególnych powiązań pomiędzy procesami, podziału obowiązków i odpowiedzialności, a także idei relacji firma-klient.
Wyróżnione metody
Mapowanie procesów warto realizować w dwóch etapach. Pierwszy z nich opisuje identyfikację procesów, której można dokonać dwiema metodami:
- metodą odgórną (ang. top down), w której określa się ogólną działalność organizacji oraz jej cele, a następne dokonuje się uszczegółowienia wskazanych elementów;
- metodą oddolną (ang. bottom-up), która wymaga zaangażowania większego zasobu czasu niż w przypadku top down; opisuje ona analizę wykonywanych w organizacji czynności i formułowanie przebiegających w niej procesów poprzez tworzenie mapy procesu.
Wybór konkretnej metody zależny jest od dostępnych rozwiązań analitycznych, a także czasu, jaki firma może przeznaczyć na realizację założeń mapowania.
Jeszcze się wahasz?
Odpowiednio przygotowana mapa procesu stanowi niezastąpioną wartość dla organizacji, która umożliwia zidentyfikowanie obszarów niewykorzystanego potencjału działalności. Dzięki zastosowaniu wyróżnionych elementów w procesach podejmowanych w ramach optymalizacji struktury organizacyjnej, możliwe jest opracowanie najefektywniejszego sposobu funkcjonowania procesu przekładającego się na zadowolenie obu stron w relacji firma-klient. Mapowanie procesów jest zatem niezbędne dla osiągnięcia określonego celu efektywności przedsiębiorstwa, a także dla skutecznego i optymalnego funkcjonowania organizacji. Wartości te przekładają się na poprawę konkurencyjności oraz wizerunku marki w odbiorze klientów. Wskazuje to na istotę tego działania w strategii rozwoju każdej firmy.
Wciąż nie wiesz, jak odpowiednio podejść do podjęcia się mapowania procesów zachodzących w Twojej firmie? Dzięki skorzystaniu z innowacyjnych funkcjonalności modułów zawartych w Bpower2 mapowanie procesów będzie łatwiejsze niż myślisz! Już dziś skontaktuj się z naszymi ekspertami, a my pomożemy Ci maksymalnie wykorzystać potencjał Twojej firmy poprzez optymalne zarządzanie organizacją.
Nie wierze w mappwanie bo gdy u nas to zleciłem firmie od map wydaliśmy sporo kasy a efekt pozostał tylko w ich komputerach.
Dlatego każda mapa którą u nas zrobimy od razu jest u Państwa i staje się rzeczywistością.
Podstawą naszej firmy jest to aby żadna praca nie poszła na półkę i każda była wykorzystywana.