Jak zrobić, żeby się nie narobić?
Planować!
Strategia, planowanie, wizualne przedstawienie planu działania, organizowanie pracy… to brzmi dumnie. Lubimy snuć plany i mieć wobec siebie oczekiwania, które mają zmotywować nas do działania. Problem w tym, że często stawiane przez nas samych cele są zbyt ogólne, nie zawierają niezbędnych do działania informacji. Gdy przychodzi moment realizacji, zdajemy sobie sprawę, że wszystko jest niedoprecyzowane, a coś, co miało nam zająć godzinę, zajmuje dwie, trzy lub więcej. Staramy się „ogarnąć” problem, nie skupiając się na niczym innym, jak tylko szybkim pozbyciu się go. Gubimy informacje. Nie zauważamy potencjalnych zagrożeń lub nieprzyjemności, które nasze rozwiązanie może przynieść w przyszłości.
No to jak planować? Nie ma uniwersalnego rozwiązania. Harmonogram działania musimy dopasowywać do wielkości problemu, z jakim przyszło nam się zmierzyć. Jeśli jest to planowanie pracy długoterminowej, będzie potrzebny cały zespół i burza mózgów, która może potrwać nawet kilka godzin. W przypadku porannego planowania pracy, co polecam każdemu, powinno to zająć do kilkunastu minut.
Organizowanie pracy może przebiegać sprawniej, jeśli przy każdym planowaniu będziemy trzymać się czterech wymienionych poniżej punktów:
- Określony czas – zarówno czas wykonywania zadania, jak i data/godzina. Nie chodzi tutaj o dokładne ustalanie grafiku co do minuty, ale o ustalenie pewnych ram – przejrzysta oś czasu, dzięki której możliwa będzie wizualizacja planu działania, pomoże w uporządkowaniu naszych obowiązków.
- Określony wykonawca/narzędzie – zlecanie zadań konkretnym osobom. Zadanie nie może być pozostawione bez określenia osoby za nie odpowiedzialnej i bez sposobu jego wykonania. Zadanie bez wykonawcy to zadanie niewykonane.
- Przeplatanie trudności – jeśli masz ciężkie zadanie, siedzisz nad nim długi czas, kolejne poświęcane mu godziny są mało produktywne, a przerwy nic nie dają – rozbij zadania na mniejsze. Warto się oderwać i zrobić w tym czasie któreś z łatwiejszych zadań (na dany dzień najlepiej jest mieć zaplanowanych kilka łatwych i jedno trudne zadanie). Nasz umysł trochę odpocznie, a satysfakcja, którą przyniesie wykonanie zadania, powinna dać nam więcej pewności siebie i komfort psychiczny, które sprawią, że zaczniemy działać efektywniej podczas wykonywania zadań najtrudniejszych.
- PRZERWY! – to integralny element pracy i nie można o nim zapominać podczas planowania zadań. Bez przerw stajemy się mniej wydajni i częściej popełniamy błędy. Dobrze jest nawet ustawić sobie regularne przerwy, bo nasz mózg nie jest przystosowany do skupienia się na jednej rzeczy dłużej niż 45 minut.
Wbrew pozorom te zasady nie są łatwe do wprowadzenia w życie. Potrzebna jest do tego samodyscyplina i dobra organizacja pracy. Jeśli jednak uda nam się dostosować do wymienionych reguł, praca zaczyna przebiegać bez stresu i staje się mniej męcząca.
Mikołaj Szaga