Jak robić, żeby się nie narobić?

Jak zrobić, żeby się nie narobić?

Planować!

Planowanie, to brzmi dumnie. Lubimy snuć plany i mieć wobec siebie pewne oczekiwania, które mają nam pomóc, zmotywować nas do konkretnych działań. Problem w tym, że często stawiane przez nas samych cele, są zbyt ogólne, nie zawierają niezbędnych do działania informacji.
Gdy przychodzi moment realizacji, zdajemy sobie sprawę, że wszystko jest niedoprecyzowane, a coś co miało nam zająć godzinę, zajmuje dwie, trzy lub więcej. Staramy się “ogarnąć” problem, nie skupiając się na niczym innym, jak szybkim pozbyciu się go. Gubimy informacje. Nie zauważamy potencjalnych zagrożeń lub nieprzyjemności, które
nasze rozwiązanie może przynieść w przyszłości.
No to jak planować? Nie ma uniwersalnego rozwiązania 🙂 Zależnie od wielkości problemu, musimy zawsze dobrać do niego planowanie. Jeśli jest to planowanie pracy długoterminowej, będzie potrzebny cały zespół i pewnego rodzaju burza mózgów, która może potrwać nawet kilka godzin. W przypadku porannego planowania pracy, co polecam każdemu, powinno to zająć do kilkunastu minut.
Myśląc trochę nad zagadnieniem organizacji pracy, znalazłem 4 punkty, których należy się trzymać przy każdym planowaniu:

● Określony czas – zarówno czas wykonywania zadania jak i data/godzina. Nie chodzi tutaj o dokładne ustalanie grafiku co do minuty, ale o ustalenie pewnych ram.

● Określony wykonawca/narzędzie – zadanie nie może być pozostawione, bez określenia osoby odpowiedzialnej i sposobu jego wykonania. Zadanie bez wykonawcy to zadanie niewykonane.

● Przeplatanie trudności- Jeśli mamy ciężkie zadanie, siedzimy nad nim długi czas i nic nie osiągnęliśmy, a przerwy nic nie dają, warto się oderwać i zrobić w tym czasie, któreś z łatwiejszych zadań (na dany dzień najlepiej jest mieć zaplanowane kilka łatwych i jedno trudne zadanie). Nasz umysł trochę odpocznie, a satysfakcja, którą przyniesie wykonanie zadania, powinna dać nam więcej pewności siebie i komfort psychiczny.

● PRZERWY! – praca wymaga przerw i nie można o tym zapominać w czasie planowania. Bez przerw stajemy się mniej wydajni i częściej popełniamy błędy. Dobrze jest nawet ustawić sobie regularne przerwy, bo nasz mózg nie jest przystosowany do skupienia się na jednej rzeczy dłużej niż 45 minut.

Wbrew pozorom, te zasady nie są łatwe do wprowadzenia w życie. Wymagają samodyscypliny i pracy. Jeśli jednak uda nam się dostosować do wymienionych reguł praca staje się mniej męcząca, mniej stresująca i potrafi przynieść więcej satysfakcji, a mniej frustracji. 

Mikołaj Szaga

Śledź nas na