Praca zdalna – jak to zrobić?

Praca zdalna – jak to zrobić?

Wielkimi krokami dobiega końca niezwykły, a przy tym trudny rok, który przyniósł zmiany w firmach z niemal wszystkich branż. Dla wielu czas ten był ogromnym wyzwaniem, niestety sporo przedsiębiorstw nie przetrwało kryzysu. Bez względu na rodzaj wytwarzanych produktów czy oferowanych usług pandemia zmusiła większość podmiotów do istotnych zmian organizacyjnych. Ponieważ ograniczona została dostępność biur stacjonarnych, na znaczeniu zyskała praca zdalna, z którą wcześniej niewiele firm miało styczność. Czy można było przygotować się do niej z wyprzedzeniem? Opowiedział o tym Jacek Rakoczy – prezes Bpower2.

Dzień dobry, miło mi, że znalazł pan czas na rozmowę. Chciałabym skupić się w niej głównie na pracy zdalnej – od ilu lat w pańskiej firmie stosowana jest taka forma pracy?
Jacek Rakoczy: Dzień dobry, z chęcią opowiem o naszej codziennej działalności. W Bpower2 praca zdalna obecna jest od początku jego istnienia, czyli od 2012 roku.

Jakie obawy miał pan na początku stosowania pracy zdalnej?
JR: Moje największe obawy były pewnie podobne do obaw wszystkich przedsiębiorców – przede wszystkim zastanawiałem się, jak pracownicy będą pracować bez bezpośredniej kontroli. Martwiłem się, czy jakość realizowanych przez nich zadań będzie zadowalająca, czy będą wykonywać swoją pracę terminowo – nie jest tajemnicą, że pracując w domu trudniej jest pokonać prokrastynację. Zagadką pozostawała również higiena pracy w pracy zdalnej, czyli to, jak izolacja wpłynie na kondycję psychiczną pracowników.

Czy ostatecznie było się czego bać?
JR: Na szczęście okazało się, że nie. Odpowiednia organizacja pracy pozwoliła nam szybko rozwiać te obawy.

Jakie korzyści dla przedsiębiorstwa może przynieść praca zdalna?
JR: Wbrew pozorom praca zdalna niesie dla przedsiębiorców wiele korzyści – przede wszystkim powala obniżyć koszty pracy poprzez redukcję czasu na przejazdy. Nie ma też konieczności inwestowania w wynajęcie biura dla wielu osób i wyposażenie go. Praca zdalna daje też możliwość zatrudniania ludzi z niemal całego świata, a nie tylko z obszaru, w którym działa firma – to dostęp do najwyższej klasy specjalistów.

A jakie korzyści praca zdalna daje pracownikom?
JR: Pracę zdalną cechuje duża elastyczność, jest to często doceniane przez pracowników, którzy mieszkają poza miastem, w którym znajduje się siedziba firmy. Nie muszą tracić czasu na dojazdy do pracy, co jest sporym ułatwieniem. Dużym atutem jest możliwość łączenia pracy ze swoimi pasjami np. z podróżowaniem – można wykonywać zadania w dowolnym miejscu. Dzięki temu każdy ma możliwość spędzania czasu w pięknym miejscu na świecie, a przy tym nie musi rezygnować ze swoich zawodowych obowiązków. W naszej firmie większość pracowników może pracować w wybranych przez siebie godzinach, co pozwala łatwiej pogodzić pracę z życiem prywatnym – to niewątpliwy atut, który potwierdza, że higiena pracy w pracy online może pozostać zachowana.

Skoro korzyści to może także zagrożenia? Na co powinni uważać przedsiębiorcy decydujący się na pracę zdalną?
JR: Każdy przedsiębiorca, który decyduje się na pracę zdalną, musi pamiętać o konieczności zmiany sposobu zarządzania i komunikowania, co nie zawsze jest łatwe i oczywiste. Istotna jest przede wszystkim przejrzystość pracy zespołu. Należy skupić się na jasnym przydzielaniu zadań i sposobie ich odbioru. Ważne jest też posiadanie narzędzia, które ułatwi weryfikację stopnia zaawansowania prac i pozwoli pracownikom w przekazywaniu sobie pracy pomiędzy sobą. Takim narzędziem wbrew pozorom nie są maile – z punktu widzenia pracodawcy trudno nimi zarządzać i weryfikować, na jakim etapie obecnie znajduje się zlecone zadanie. Największym zagrożeniem jest chaos – dlatego nie można pozwalać, by pojawił się w firmie.

Jak ułatwić sobie zarządzanie rozproszonym zespołem?
JR: Pewnie zabrzmi to nieskromnie, ale żeby lepiej się zorganizować – najlepiej wdrożyć Bpower2. Nasze wieloletnie doświadczenie z zakresu organizacji pracy pozwoliło nam na stworzenie rozbudowanego, dostosowanego do potrzeb odbiorców narzędzia, które jest stale udoskonalane. Wielu naszych klientów z pewnością potwierdzi te słowa – robimy wszystko, co w naszej mocy, by zdalna praca była siłą firmy, a nie utrudnieniem, z kolei zarządzanie zespołem rozproszonym było łatwe i intuicyjne, a nie stresujące.

W jaki sposób przydzielać zadania i kontrolować ich realizację?
JR: W Bpower2 każdy pracownik może zobaczyć, na jakim etapie jest jego zadanie, co pozwala na centralizowanie wiedzy i łatwiejsze planowanie pracy. Zapewnia to transparentność w zespole. To także wygoda dla przełożonych, którzy są w stanie sprawdzić, w czym tkwi problem i pomóc go rozwiązać. Daje to pełny obraz projektu, dzięki czemu łatwiejsza staje się wizualizacja planu działania.

Co doradziłbym Pan przedsiębiorcom, którzy zastanawiają się nad wprowadzeniem pracy zdalnej?
JR: Doradziłbym im, żeby nie zastanawiali się nad tym dłużej, tylko po prostu odważyli się pracować zdalnie. Naprawdę może to podnieść wydajność, a stosowanie Bpower2 znacznie ułatwi rozpoczęcie takiej pracy. Oczywiście służymy radą i pomocą.

Jak wynika ze słów Jacka Rakoczego, praca zdalna i zarządzanie rozproszonym zespołem wcale nie muszą być trudne. Może pandemia mimo wszystkich swoich wad będzie także początkiem pozytywnej zmiany?