Bpower2

Drobna zmiana początkiem wielkich sukcesów

Jednym z głównych celów Bpower2 jest ułatwianie i udoskonalanie pracy przedsiębiorstw. Dokładamy wszelkich starań, by nasze pomysły pomagały w codziennym funkcjonowaniu. W związku z tym interesuje nas tematyka usprawniania pracy i stale poszukujemy artykułów na jej temat. Natknęliśmy się na bardzo interesujący tekst, z którym warto się zapoznać (wpis pochodzi ze strony: http://krolczasu.pl/blog/duza-zmiana-za-pomoca-drobnych-usprawnien/).

W naszej ocenie drobne zmiany mogą mieć wielką moc, dlatego warto wdrażać je w życie – i to nie tylko zawodowe. Bpower2 posiada szereg funkcjonalności, które ułatwiają uporządkowanie i planowanie, a przy tym nie są skomplikowane. Właśnie dlatego tak bardzo zainteresował nas poniższy artykuł.

Duża zmiana za pomocą drobnych usprawnień

Nie musisz zmieniać całego swojego życia, tylko po to, by „się ogarnąć”. Czasem to właśnie drobne usprawnienia przynoszą spektakularne rezultaty. Skuteczne zarządzanie sobą w czasie wcale nie wymaga zmiany swej osobowości, wręcz przeciwnie zakłada jak najlepsze rozporządzanie tym, co jest w danej chwili dostępne.

Jeden ze stereotypów zarządzania sobą w czasie głosi, że człowiek dobrze zorganizowany jest zawsze akuratny. Dokładny, schludny, precyzyjny, uporządkowany jak z dziewiętnastowiecznej powieści. Plany, harmonogramy są nudne, wobec tego tylko wiecznie spięty maruda może żyć pod dyktando swego zegarka i kalendarza. Ci, którzy najbardziej potrzebują odrobiny porządku, desperacko uciekają od wszystkiego, co w ich mniemaniu wiąże się z produktywnością. I mają ku temu co najmniej dwa dobre powody.

Po pierwsze: nadanie swemu życiu pewnej struktury wymaga wysiłku, a większość ludzi nie lubi się męczyć i raczej myśli o tym, jak zrobić, żeby się nie narobić.

Po drugie: boją się zamiany w bezduszne androidy vel korpoludki. Nie chcą zasilić szeregów wiecznie spiętych smutasów. Bałagan doskwiera, ale żeby zmieniać całą swą osobowość? Czyste biurko nie jest tego warte.

Atrybuty dobrej organizacji nie świadczą o produktywności

Utarł się pogląd, że do skutecznego zarządzania sobą w czasie wymagane jest prowadzenie kalendarza (najlepiej w kilku miejscach), układanie tysięcy list rzeczy do zrobienia i skrupulatnie rozpisywany harmonogram działania. Tymczasem odhaczanie wykonanych zadań, określanie celów i planowanie mogą stać się taką sama forma prokrastynacji jak oglądanie seriali. Bardziej godną szacunku niż pospolite lenistwo, ale równie mało skuteczną. Jej ofiary zwykle mają bardzo piękne planery, pękające w szwach kalendarze, pięknie rozrysowane plany, wiecznie gdzieś pędzą i cieszą się opinią ludzi świetnie zorganizowanych.

Po zeskrobaniu warstewki pozorów okazuje się, że popadli w stagnację: nie mają życiowych celów lub ich nie realizują, nie wdrażają żadnej strategii, nie nabywają nowych umiejętności. Przekonując siebie i innych, że coś robią, kręcą się w kółko. Dla równowagi: istnieją też ludzie pozornie w ogóle niezorganizowani, którzy idą przez życie niczym burza, osiągają swe cele i jeszcze mają czas, by cieszyć się owocami swej pracy i talentu. Być może tajemnicą ich sukcesu jest fakt, że produktywność traktują jak użyteczne narzędzie, które w każdej chwili można odłożyć.

Taktyka drobnych usprawnień

Dobra organizacja pełni w życiu służebną rolę. Ma je ułatwić, a nie utrudnić, nie wymaga też przemodelowania całej swej osobowości. Nie znaczy to, że nie wymaga wysiłku. Wdrażanie nawet drobnych usprawnień wiąże się z pewną niewygodą, kształtowaniem nawyków i oduczaniem się silnie zakorzenionych schematów. Jednak wprowadzając niewielkie, kluczowe usprawnienia pozbywamy się mentalnej bariery. Korzystając ze strategii małych kroków, szatkujemy dalekosiężny cel na łatwe do osiągnięcia etapy albo od początku wyznaczamy sobie niezbyt ambitne postanowienie do realizacji.

Załóżmy, że komuś bardzo przeszkadza bałagan na biurku i pulpicie komputera. Irytuje go, że ciągle szuka dokumentów, nigdy nie może niczego znaleźć i traci wiele czasu na teoretycznie rutynowe czynności. Zaczyna więc marzyć o zostaniu panem Porządnickim. Wydaje mu się, że powinien wypucować mieszkanie, by lśniło niczym w reklamie środka do czyszczenia, wykupić wszystkie koszulki i segregatory w sklepie papierniczym, zrobić sobie tablicę inspiracji, wysprzątać biurko, posegregować dokumenty, wyczyścić pulpit, uporządkować szafę, przejrzeć zawartość szafek kuchennych i prasować skarpetki. Ilość zadań przytłacza, a tak naprawdę potrzebne jest tylko o czyste biurko i pulpit, na którym pomiędzy ikonami znajdzie się trochę wolnego miejsca.

Chodzi o to, by zlokalizować newralgiczny punkt, w którym organizacja szwankuje i wprowadzić kilka zmian na lepsze. Jeżeli osiągnięty rezultat w pełni nas zadowala, można na tym poprzestać. Nasz wyobrażony bałaganiarz może mieć względny porządek w dokumentach, czyste biurko, przejrzysty pulpit i rozgardiasz w mieszkaniu. Misja ukończona.

Jednak jeśli chcemy jeszcze coś zmienić i usprawnić, możemy wprowadzać następne drobne modyfikacje i przerwać w chwili, gdy staną się dla nas zbyt obciążające. Być może wyimaginowany wyżej bałaganiarz, posiadając wzorowy porządek w dokumentach, posprzątał mieszkanie, usiadł na czyściutkiej kanapie przy pozbawionym odcisków od kubków szklanym stole i poczuł się jak w domu obcej osoby. Czyste biurko go uszczęśliwiało, ale nieskazitelne mieszkanie straszy sterylnością. Czas odpuścić i pozwolić sobie na lekki rozgardiasz. Drobne usprawnienia mogą przynieść wielkie rezultaty, ale nie należy traktować ich jak zawoalowanej formy zmieniania swej osobowości. Mają przynieść widoczną, doraźną korzyść.

Drobne usprawnienia dla bałaganiarzy

Nieprzypadkowo poruszyłem temat bałaganiarzy. Kiedyś sam do nich należałem. Zrywy „Od dzisiaj będę porządny” kończyły się klęską. Jednak wprowadzając niewielkie modyfikacje i pracując nad nawykami, zdołałem się uporządkować. W walce z bałaganem przydaje się kilka zasad:

  1. Dwa różniące się kolorami pudełka na dokumenty. Sprawy załatwione wędrują do jednego, rzeczy w toku do drugiego. Idea czystego biurka to piękna rzecz, ale osobom chaotycznym rzeczy same pojawiają się na blacie. Schowanie bałaganu w jedno miejsce ułatwia szukanie. Oczywiście pod koniec dnia wszystko należy uporządkować, segregacja jest tak nudna i uciążliwa, że wkrótce człowiek uczy się odkładania rzeczy na miejsce.
  2. Zasada dwóch minut. Wszystko, co nie zajmuje dwóch minut, należy załatwić od ręki.
  3. Wprowadzenie procedury czyszczenia pulpitu pod koniec pracy. Bardzo ogranicza to ilość ikonek.

Drobne usprawnienia dla roztrzepanych

  1. Nauczenie się korzystania z kalendarza. Nie tylko prowadzenia, ale też zaglądania do niego pod koniec dnia. Często zapomina się o jutrzejszej wizycie u dentysty, jeśli była umówiona dwa tygodnie temu.
  2. Powieszenie nad biurkiem ściennego kalendarza i zaznaczanie kluczowych dat.
  3. Zrobienie sobie „rozpiski miesięcznej” i powieszenie w widocznym miejscu.
  4. Spisanie listy priorytetowych zadań i tryumfalne odhaczanie.
  5. Niezostawianie na biurku więcej niż trzech karteczek samoprzylepnych. Osoby roztargnione próbując przechytrzyć siebie, często tapetują blat „przypominajkami”, gdy jest ich za dużo nie chce się czytać.

Śledź nas na

5 1 vote
Article Rating
Subscribe
Notify of
guest
1 Comment
Oldest
Newest Most Voted
Inline Feedbacks
View all comments
Jacek
Jacek
1 year ago

to prawda efekt motyla działa